De aandeelhoudersvergadering van de BV in coronatijd

 

De huidige regels over het houden van anderhalve meter afstand en het verbod op fysieke bijeenkomsten tot in elk geval 1 juni 2020, zijn uiteraard in het belang van ons allen. Duidelijk is wel dat de coronamaatregelen een uitdaging vormen bij de juiste toepassing van het ondernemingsrecht, bijvoorbeeld bij het organiseren van de aandeelhoudersvergadering van een BV. Hoe kunt u deze toch laten doorgaan?

 

De jaarlijkse algemene vergadering (AV) van een BV staat doorgaans in het voorjaar gepland. U zou kunnen denken aan verplaatsing van de algemene vergadering, naar een datum later dit jaar. Echter, niemand weet hoe lang de huidige situatie nog gaat duren, dus veel zekerheid biedt uitstellen niet. Daarbij: een aantal besluiten van de AV zijn aan termijnen gebonden. Dat geldt bijvoorbeeld voor het opstellen van de jaarrekening: dit dient binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar plaats te vinden (behoudens verlenging met maximaal 5 maanden). Daarna dient de jaarrekening binnen twee maanden door de algemene vergadering te worden vastgesteld.

 

Als verplaatsing geen optie is, dan kunt u nagaan of de algemene vergadering doorgang kan vinden met gebruik van volmachten en steminstructies. Er hoeven dan slechts enkele personen fysiek aanwezig te zijn tijdens de vergadering. De wet bepaalt in artikel 2:227 BW dat elke vergadergerechtigde van een BV zich middels een volmacht kan laten vertegenwoordigen in de algemene vergadering. Maar let op: de statuten van  de BV kunnen deze mogelijkheid beperken. Ook moet niet worden vergeten dat bestuurders (en commissarissen) een raadgevende stem hebben in de vergadering, ook als er gebruik wordt gemaakt van volmachten. Denkt u erover om middels volmachten de algemene vergadering te laten plaatsvinden, laat u dan eerst goed adviseren, zodat u niet geconfronteerd wordt met besluitvorming die achteraf gebrekkig blijkt te zijn. De gevolgen daarvan kunnen immers groot zijn!

 

Een andere mogelijkheid biedt artikel 2:227a BW, dat inhoudt dat de statuten van een BV kunnen bepalen dat iedere aandeelhouder bevoegd is om, in persoon of bij een schriftelijke gevolmachtigde, door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.

 

Als de statuten deze mogelijkheid inderdaad bieden (hetgeen u dus wel even dient te controleren!), dan wordt er wél nog een fysieke algemene vergadering gehouden, maar de aandeelhouders kunnen elektronisch deelnemen. Men noemt dit ook wel de hybride algemene vergadering. Helemaal virtueel is dit dus nog niet. Het is bij de hybride algemene vergadering (onder andere) belangrijk dat de virtuele aandeelhouder geïdentificeerd kan worden, hij/zij de algemene vergadering live kan volgen en zijn/haar stemrecht moet kunnen uitoefenen. Technisch gezien zou dit bijvoorbeeld via Skype of Microsoft Teams kunnen worden geregeld. Als de statuten van uw BV niet voorzien in een dergelijke hybride algemene vergadering, dan kunt u overwegen om de statuten te laten wijzigen. Ook bij dit alles geldt: controleer goed of aan alle vereisten wordt voldaan.

 

Een andere optie is besluitvorming buiten vergadering, op grond van artikel 2:238 BW. Dergelijke besluitvorming kan plaatsvinden als alle vergadergerechtigden daarmee instemmen. Tenzij de statuten anders bepalen, kan de instemming met de wijze van besluitvorming, langs elektronische weg (zoals per e-mail) plaatsvinden.

 

Als die instemming is gegeven, dan worden de stemmen vervolgens schriftelijk uitgebracht. Aan dat vereiste wordt ook voldaan indien het besluit onder vermelding van de wijze waarop elke aandeelhouder heeft gestemd, schriftelijk of elektronisch is vastgelegd. De stemmen kunnen ook langs elektronische weg en dus online worden uitgebracht, tenzij de statuten anders bepalen. En ook hier geldt weer: de bestuurders (en commissarissen) hebben het recht om voorafgaand aan de besluitvorming advies uit te brengen.

 

Kortom, er zijn zeker mogelijkheden om ook in deze roerige tijden geldige aandeelhoudersbesluiten te nemen. Correcte toepassing van wet en statuten is daarbij essentieel. Heeft u vragen over aandeelhoudersbesluitvorming, in of buiten vergadering? De ondernemingsrechtadvocaten van SPEE advocaten & mediation staan voor u klaar, ook via Skype. Blijft u in de eerste plaats gezond!