Noodwet COVID-19 geeft lucht aan BV’s en andere rechtspersonen

 

Begin april hebben wij u geïnformeerd over de mogelijkheden van het organiseren van een ‘coronaproof’ aandeelhoudersvergadering. Inmiddels kunnen wij u berichten dat de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is aangenomen en op 24 april jl. in werking is getreden. Voor rechtspersonen zoals BV’s en NV’s bevat deze noodwet belangrijke mogelijkheden om hun besluitvorming in deze zware tijden iets makkelijker te organiseren.

 

In de eerste plaats de bestuursvergaderingen en vergaderingen van de raad van commissarissen: statutaire bepalingen die betrekking hebbben op het fysiek bijeenkomen van bestuur en de RvC zijn niet van toepassing. Als alle bestuurders c.q. commissarissen instemmen, dan kan de besluitvorming op een andere manier worden geregeld, bijvoorbeeld elektronisch.

 

Ook kan het bestuur bepalen dat de vergadergerechtigden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering of ledenvergadering, en dat de vergadering in plaats daarvan alleen via een elektronisch communicatiemiddel gevolgd kan worden (denk aan audio, video of livestream), mits aan enkele voorwaarden is voldaan. Voordat de vergadering begint, hebben aandeelhouders/leden tot minimaal 72 uur voor de vergadering de mogelijkheid om vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. Dat kan schriftelijk of elektronisch (denk aan e-mail of chat). Ook tijdens de vergadering moeten er in principe vragen kunnen worden gesteld, tenzij dat in de gegeven omstandigheden redelijkerwijs niet kan worden gevergd. Uiterlijk op de vergadering zelf worden de vragen beantwoord en gepubliceerd. Tijdens de elektronische vergadering zorgt de voorzitter ervoor dat de vergadering correct verloopt.

 

Het uitoefenen van het stemrecht kan, nadat het bestuur aldus heeft beslist, gebeuren tijdens de vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel, dan wel voorafgaand aan de vergadering via een volmacht of een steminstructie aan een daartoe door de rechtspersoon aangewezen gevolmachtigde. Indien een aandeelhouder/lid niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan de virtuele vergadering, dan zijn de genomen besluiten wél rechtsgeldig.

 

 

De oproeping voor de vergadering moet vermelden dat de algemene vergadering alleen langs elektronische weg toegankelijk is, en dat het stemrecht alleen via een elektronisch communicatiemiddel kan worden uitgeoefend. Mocht de oproeping al de deur uit zijn gegaan, dan kan het bestuur de vergadering nog in een elektronische vergadering wijzigen, tot uiterlijk 48 uur voor aanvang. De aandeelhouders/leden moeten dan wel in kennis worden gesteld. Als een dergelijke wijziging plaatsvindt, dan hebben de aandeelhouders/leden nog tot 36 uur voor het begin van de vergadering de kans om vragen in te dienen. Tot 48 uur vooraf kan besloten worden om de plaats van de vergadering te veranderen.

 

Uitstel van de vergadering is ook mogelijk: het bestuur kan de termijn voor het houden van een vergadering met 4 maanden verlengen.

 

Waar het het opmaken van de jaarrekening betreft: het bestuur kan dit verlengen met maximaal 4 maanden (in geval van verenigingen en coöperaties) dan wel met maximaal 5 maanden (in geval van BVs en NVs). In dit geval heeft de vergadering geen mogelijkheid tot verlenging. Let op: beursvennootschappen hebben deze uitstelmogelijkheid niet!

 

Mocht het vanwege de uitbraak van Covid-19 niet mogelijk zijn om de jaarrekening tijdig te deponeren, dan geldt dat tijdelijk niet als kennelijk onbehoorlijke taakvervulling dat leidt tot een wettelijk bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement. Wel dient het bestuur aan te tonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van Covid-19. De boekhoudplicht van artikel 2:10 BW blijft onverkort in stand.

 

De gehele wet kunt u hier nalezen. De tijdelijke wet komt in beginsel te vervallen per 1 september 2020, maar kan wel steeds met 2 maanden worden verlengd.

 

Vragen over ondernemingsrecht, al dan niet als gevolg van de coronacrisis? SPEE advocaten & mediation staat voor u klaar!