Vakantiedagen: pro activiteit werkgever is vereist!

 

Discussies over het verlofsaldo. Welke werkgever (her)kent het niet?

 

Op grond van de wet hebben werknemers jaarlijks recht op een bepaald aantal minimumvakantiedagen, de zogeheten “wettelijke vakantiedagen”. Veel werkgevers vullen dit minimum aantal vakantiedagen met een aantal extra vakantiedagen aan, de zogeheten “bovenwettelijke vakantiedagen”.

 

Op grond van de wet geldt als hoofdregel dat de aanspraak op de wettelijke vakantiedagen vervalt, zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn ontstaan.

 

Daarentegen geldt voor de bovenwettelijke vakantiedagen een verjaringstermijn: vijf jaar na de laatste dag van het jaar waarin de aanspraak is ontstaan.

Let op: deze verjaringstermijn is ook van toepassing in geval van situaties waarin de werknemer niet in staat is geweest de wettelijke vakantiedagen op te nemen. Vooral langdurige arbeidsongeschikte werknemers beroepen zich hier vaak op.

 

Tijdens deze vakantiedagen behoudt de werknemer het recht op diens gebruikelijke loon. In de rechtspraak wordt over het algemeen aangenomen dat dit mede behelst de vakantietoeslag, onregelmatigheidstoeslag (waaronder avond-, nacht- en weekendtoeslag), ploegentoeslag, overwerkvergoeding (tenzij incidenteel), provisie, gratificatie (mits verschuldigd), winstdeling, bonus wanneer deze (in ieder geval deels) afhankelijk is van het verrichten van werkzaamheden en structureel wordt uitbetaald en de vaste eindejaarsuitkering/dertiende maand. Onder het vakantieloon vallen dus niet vergoedingen van incidentele aard, en ook niet bijkomende kosten zoals de kostenvergoeding voor bijvoorbeeld een leaseauto.

 

Maar nu weer terug naar het uitgangspunt dat vakantiedagen vervallen, c.q. verjaren wanneer deze niet tijdig worden opgenomen.

 

Het is vaste rechtspraak dat (wettelijke) vakantiedagen niet mogen vervallen als de werknemer niet in de mogelijkheid verkeerde deze vakantierechten op te nemen. Naar aanleiding van recente rechtspraak kan hier inmiddels aan worden toegevoegd dat de werkgever moet kunnen aantonen alle zorgvuldigheid te hebben betracht die nodig is om de werknemer in staat de stellen vakantie op te nemen.

 

Op de werkgever rust de verplichting om er concreet en in alle transparantie voor te zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft vakantie op te nemen. In dat verband dient de werkgever de werknemer er zo nodig formeel toe te zetten om vakantie op te nemen en de werknemer op precieze wijze en tijdig te informeren over een eventueel verlies van vakantierechten als die niet tijdig worden opgenomen. Alleen wanneer de werkgever daadwerkelijk kan bewijzen dat hij aan deze informatie- c.q. zorgverplichting heeft voldaan, en de werknemer dus kennelijk bewust en met volledige kennis van de gevolgen daarvan zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon niet heeft opgenomen, gaan de vakantierechten verloren.

 

Het bovenstaande betekent dat een enkele verwijzing naar een HR-systeem waarin de werknemer zelf kan nagaan hoeveel (wettelijke) vakantiedagen nog openstaan en wanneer die komen te vervallen c.q. verjaren, niet (meer) lijkt te volstaan. Werkgevers doen er dan ook verstandig aan om alle werknemers ten minste één keer per jaar, bijvoorbeeld in de maand september schriftelijk en individueel te informeren hoeveel vakantiedagen over dat jaar nog openstaan, en dat die vakantiedagen vóór 1 juli van het volgend kalenderjaar moeten worden opgenomen, omdat ze anders komen te vervallen. Eventueel kan het zelfs geraden zijn om de werknemer “roostervrij” te plannen.

 

Voldoet de werkgever niet aan voornoemde informatie- c.q. zorgverplichting, of kan de werkgever niet bewijzen dát hij aan deze plicht heeft voldaan, dan zou de werknemer kunnen betogen dat de wettelijke vakantiedagen niet vervallen zijn en hierop dus aanspraak kunnen maken. De werkgever kan dan wel eens voor vervelende verrassingen komen te staan, omdat een (onverwachts) groot verlofsaldo financieel gezien in de papieren kan lopen. Dit geldt te meer, omdat in die situatie de werkgever ook de wettelijke verhoging verschuldigd is.

 

Om dit te voorkomen doen werkgevers er - zoals gezegd - verstandig aan om ten minste (pro actief) de hierboven beschreven berichtgeving jaarlijks aan elke individuele werknemer te verzorgen. En wanneer de werknemer ook daaraan geen gevolg geeft dan eventueel zelfs de werknemer “roostervrij” te plannen.

 

Heeft u vragen? Of wilt u advies inwinnen? Neem dan vrijblijvend contact met SPEE advocaten & mediation op. Wij zijn u graag van dienst.