Het invoeren van een vingerscanautorisatie op de werkvloer: mag dat zomaar?

 

Stel er wordt een nieuw kassasysteem ingevoerd waar werknemers slechts toegang tot krijgen door hun vingerafdruk te scannen. Een van de werknemers is het er niet mee eens dat haar vingerafdruk hiervoor wordt gebruikt. Kan de werkgever haar verplichten om haar vingerafdruk af te geven? Of is dit in strijd met de regels voor privacy?

 

Wat speelde er in deze?

Manfield heeft in alle filialen een vingerscanautorisatiesysteem voor haar kassasysteem ingevoerd. Door het gebruik van de vingerscanautorisatie kunnen werknemers van Manfield alleen toegang krijgen tot het kassasysteem door het scannen van hun vingerafdruk. Als zij geen toegang krijgen tot het kassasysteem kunnen zij hun kassawerkzaamheden niet uitvoeren.

 

Een van de werkneemsters heeft zich verzet tegen het gebruik van haar vingerafdruk voor het nieuwe autorisatiesysteem. Door Manfield en de werkneemster is gezamenlijk een verzoek ingediend. Zij willen duidelijkheid over de vraag of werkneemster mag weigeren om haar vingerafdruk af te staan voor het nieuwe systeem bij Manfield. Volgens Manfield is het gebruik van het vingerscanautorisatiesysteem noodzakelijk vanwege het beveiligen van gevoelige informatie waartoe men toegang kan krijgen via het kassasysteem. Daarnaast stelt Manfield een bedrijfsbelang te hebben bij de invoering van het systeem. Zij is kort geleden namelijk geconfronteerd met fraude waar werknemers bij betrokken zijn. Er is overwogen om een andere autorisatiemethode te gebruiken die minder inbreuk maakt op de privacy van haar werknemers, maar daarmee blijft het risico bestaan dat er ongeautoriseerde toegang plaatsvindt in de winkel zelf en dat er (ongevraagd) passen geleend worden door collega’s onderling. Volgens werkneemster maakt de autorisatiemethode inbreuk op haar privacyrechten. Een vingerafdruk is een biometrisch persoonsgegeven. Op grond van artikel 9 lid 1 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het in beginsel verboden om bijzondere persoonsgegevens, waaronder biometrische gegevens, te verwerken. Volgens werkneemster zou Manfield het door haar beoogde doel ook op een andere manier kunnen bereiken. Daarom is er volgens haar geen sprake van noodzaak en weegt het belang van Manfield ook niet zwaarder dan haar eigen belang.

 

Het oordeel

De vraag die als eerste aan bod komt is of een vingerscan/vingerafdruk een persoonsgegeven is in de zin van de AVG. Volgens de kantonrechter is dat het geval. Door een biometrisch gegeven als een vingerafdruk kan een persoon geïdentificeerd worden en daarmee worden onderscheiden van een andere persoon. Als algemeen uitgangspunt geldt dat er een verbod rust op verwerking van biometrische gegevens. Het verbod is niet van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is voor authenticatie of beveiligingsdoeleinden. Voor zover door Manfield is aangevoerd dat er in deze helemaal geen sprake is van verwerking van gegevens, nu deze niet bewaard of bewerkt worden, gaat dit verweer niet op. Tijdens de zitting is namelijk naar voren gekomen dat het autorisatiesysteem ook gebruikt wordt voor tijdregistratiedoeleinden. Verder oordeelt de rechter ook dat er geen sprake is van een bedrijfsbelang van Manfield. Het staat Manfield vrij om op te treden tegen fraude, maar zij moet daarbij wel de AVG in acht nemen. Volgens de kantonrechter is dat nu niet het geval, omdat het type bedrijfsbelang niet is aan te merken als ‘noodzakelijk voor authenticatie- of beveiligingsdoeleinden’.

 

Volgens de kantonrechter heeft Manfield het standpunt van werkneemster dat Manfield niet goed onderzocht heeft of er alternatieven zijn zoals een toegangspas, werknemerspas en/of cijfercodes, onvoldoende bestreden.    

 

De kantonrechter oordeelt dat Manfield werkneemster niet kan verplichten om gebruik te maken van het vingerscanautorisatiesysteem, omdat dit in strijd is met de AVG.

 

Als werkgever moet u zich dus ook bij het invoeren van interne systemen afvragen of u wellicht handelt in strijd met de AVG. Aangezien Manfield de werkneemster niet kan opleggen dat zij gebruik moet maken van het vingerscanautorisatiesysteem, moet zij dus met een andere oplossing komen waarmee werkneemster gebruik kan maken van het kassasysteem. Dat kost achteraf weer veel tijd en energie. Het is goed om daar vooraf over na te denken, om situaties als deze te voorkomen.  

 

Heeft u zelf te maken met een soortgelijke situatie? Of heeft u nog andere vragen over de AVG? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met een van onze advocaten. Wij zijn u graag van dienst.